Worauf ist bei der Auswahl eines PIM-Systems zu achten?

10 Tipps für eine erfolgreiche PIM-Auswahl!

Ist intern die Entscheidung gefallen, dass ein PIM-System (Product Information Management System) für den weiteren erfolgreichen geschäftlichen Betrieb unumgänglich ist, stellt sich danach oft die Frage: Wie findet man die richtige Software? Mit diesen 10 Tipps sollten Sie den für Sie passenden Antworten näherkommen.

1. Strategischen Weitblick behalten

Eine Entscheidung für ein PIM-System ist eine strategische Entscheidung, da eine solche Software das Fundament für die Digitalisierung darstellt. Sie bringt nicht nur viele Möglichkeiten mit sich, sondern verlangt auch die Veränderung interner Prozesse. Die Einführung eines PIM-System ermöglicht eine komplett neue Ausrichtung des Unternehmens. Die Türen, welche die Digitalisierung bereitstellt, stehen nun alle offen.

2. Definition klarer Anforderungen, Wünsche und Ziele

Es ist essenziell, dass bereits vor der Vereinbarung erster Präsentationstermine mit den Anbietern alle beteiligten Abteilungen des Unternehmens miteinbezogen werden. Nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alle Anforderungen und Wünsche aufgenommen wurden. Daraus können im Anschluss klare Ziele definiert werden.

Des Weiteren kann eine Roadmap erstellt werden, in der klar gezeigt wird, in welchen Etappen das Projekt durchgeführt werden soll. All diese Informationen müssen in einem PIM-Konzept festgehalten werden. Daraus kann ein umfassendes Lastenheft abgeleitet werden, welches dann mit den PIM-Anbietern durchgearbeitet werden kann. Am besten haben Sie nicht nur die Anforderungen ausformuliert, sondern auch immer gleich ein Praxisbeispiel mit dabei. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und bietet Ihnen daher eine weitere Sicherheit.

3. Die Eierlegendewollmilchsau – gibt es auch im PIM-Bereich nicht!

Es ist gut, wenn Sie alle Ihre Anforderungen formuliert haben. Wichtig ist es aber auch, diese in Must-Have, Should-Have und Nice-to-Have zu unterteilen. Denn in der Regel ist es unmöglich, wirklich alle Ihre Anforderungen wie angedacht abzudecken. Zusätzlich sind weitere Punkte wichtig, die nicht direkt mit den Anforderungen zusammenhängen - allen voran die Kosten. Was kostet uns das Projekt? Wie viel kostet uns die Software nach der Einführung? Also alle Fragen rund um die Total Costs of Ownership.

Des Weiteren muss beachtet werden, wie das System in Ihre derzeitige Infrastruktur integriert werden kann. Muss das System selbst gehostet werden? Haben wir das Know-How dafür? Lassen Sie die verschiedenen Anbieter deren Meinungen zu den Fragen erläutern. Versuchen Sie hier möglichst konkret zu bleiben und auch wieder auf Praxisbeispiele (von Ihnen oder von Kunden der Anbieter)
zurückzugreifen, damit es nicht einfach eine theoretische Erzählung bleibt, welche zwar gut klingt, aber eigentlich nichts mit Ihrem Anliegen zu tun hat.

4. Usability

Nicht nur der Funktionsumfang der Software ist ein bedeutender Faktor für die Entscheidung, wichtig ist ebenfalls die Benutzerfreundlichkeit. Wie intuitiv kann mit dem System gearbeitet werden? Wie gross ist das technische Know-How der User? Wie
viel Know-How wird für die Bedienung des Systems benötigt? Passen die Antworten dieser Fragen zusammen? Es ist schön, wenn Sie sich für ein Tool entschieden haben, dass nahezu all Ihre Anforderungen, sogar einen Teil der Nice-to-Haves, erfüllt. Wenn das System aber von niemandem bedient werden kann, ist man am Ziel vorbeigeschossen. Es kommt darauf an, welche Abteilungen wie oft mit dem System arbeiten. Gibt es einen PIM-Verantwortlichen, wenn das Projekt abgeschlossen ist, der über vertieftes Fachwissen verfügt? All diese
Punkte sollten Sie bei der Entscheidung für ein PIM-System nicht ausser Acht lassen.

5. Setzen Sie Prioritäten und definieren anhand derer einen Zeitplan

Sie haben die ideale Software gefunden. Nun geht es an die Planung. Welche Teilprojekte sind die wichtigsten? Wo drückt der Schuh derzeit am meisten? Liegt der Fokus auf dem Produktkatalog, der schnellst möglich erstellt werden soll, oder werden Daten für den Webshop oder andere Schnittstellen benötigt? Das sind die Fragen, die Sie sich stellen müssen, bevor Sie den Zeitplan erstellen können, denn in der Regel fehlen Ihnen die Ressourcen, um alles auf einmal umzusetzen. Die Erfahrung zeigt auch, dass es nicht sinnvoll ist. Ein PIM-System sollte Schritt für Schritt ins Unternehmen integriert werden. So können sich die Mitarbeiter an die Arbeit damit gewöhnen und man kann Justierungen vornehmen. Planen Sie zwischen den einzelnen Etappen Zeit für Feedbacks und Anpassungen ein. So können Sie sicherstellen, dass das PIM-System ideal aufgebaut und integriert wird.

6. Zuständigkeiten klären

Mit der Einführung eines neuen Systems, kommen immer Veränderungen auf die Mitarbeiter zu. Es werden verschiedenste Abteilungen betroffen sein. Wichtig ist, diese, wie bereits unter Punkt 1 erwähnt, mit einzubeziehen, jedoch auch die Zuständigkeiten nach der Integration des neuen Systems klären. Wie sieht der Prozess für die Datenpflege aus? Wer ist für die Freigabe der Artikel zuständig?
Wer befasst sich mit den Schnittstellen zum und vom PIM-System weg? Wer ist für die Katalogausleitung zuständig? Solche und viele weitere Fragen werden aufkommen.

Es ist entscheidend, dass diese rechtzeitig thematisiert werden und ein gemeinsamer Konsens gefunden werden kann. So kommt es zu weniger Unstimmigkeiten während und nach dem Projekt.

7. Personelle Ressourcen

Ein PIM-Projekt lässt sich in der Regel nicht schnell nebenbei implementieren. Natürlich gibt es die Möglichkeit, extern Hilfe zu beschaffen (siehe Punkt 9). Da Sie Ihr Produkt jedoch am besten kennen, kann das Projekt nicht vollumfänglich ausgelagert werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie intern einen Projektleiter haben, der die Verantwortung für das Vorhaben übernimmt. Dieser sollte mit ausreichenden Entscheidungsbefugnissen ausgestattet sein. Denn nicht nur der Projektleiter braucht Ressourcen, um das Projekt umzusetzen, es braucht auch welche von den Fachabteilungen. Bestimmen Sie am besten für jeden Bereich einen Ansprechpartner, welcher genug Zeit erhält, um sich im nötigen Umfang um seine Aufgaben im Projekt zu kümmern.

8. IT-Infrastruktur und Schnittstellen

Es wurde bereits unter Punkt 3 kurz angeschnitten. Die Infrastruktur, in die das PIM-System integriert wird, ist bei der Entscheidung sowie auch bei der anschliessenden Umsetzung zu berücksichtigen. Es stellt sich die Frage, wie sieht unsere IT-Infrastruktur aus? Welche Schnittstellen gibt es? Welche sollen zukünftig aufgebaut werden? Wie sieht die ideale Infrastruktur für Ihr Unternehmen aus?

Die Stammdaten werden in der Regel vom ERP ins PIM-System übernommen, angereichert und in verschiedene Kanäle exportiert. Es gibt aber auch Gründe, sich dafür zu entscheidend, im PIM-System die Artikel anzulegen und von dort aus ins ERP zurückzuspielen. Machen Sie sich Gedanken, wie der ideale Datenfluss aussehen soll, um Ihnen das Leben zu vereinfachen. Zusätzlich muss bei jeder Schnittstelle definiert werden, welche Daten übernommen werden sollen. Setzen Sie den Fokus zuerst auf die Schnittstellen, welche zwingend benötigt werden, und erst danach auf neue mögliche Absatzkanäle.

9. Richtiger Dienstleister

In Ihrem Unternehmen wurde noch kein PIM-System eingeführt und Ihr Projektleiter hat keine Erfahrung bei der Umsetzung von PIM-Projekten? Dann empfehlen wir Ihnen, mindestens zeitweise, externe Hilfe zu beauftragen. Zum einen kann Sie der PIM-Hersteller in gewissen Bereichen unterstützen. Zum anderen können Sie Support von einem PIM-Consultant anfragen. Am besten klären Sie vor der Auswahl des PIM-Systems, wie Ihnen der Hersteller unterstützend unter die Arme greifen kann und ob es allenfalls Sinn macht, einen externen Berater dazu zu holen. Grundsätzlich kann man sagen, wenn viel externe Unterstützung aufgrund fehlender Ressourcen und Know-How benötigt wird und auch je grösser ein Projekt ist, desto mehr würden wir das Hinzuziehen eines externen Beraters empfehlen.

Wird das Projekt mit reichlich externer Unterstützung durchgeführt, sollte das Thema Know-How-Transfer frühzeitig angegangen werden. Es muss sichergestellt werden, dass Ihre Mitarbeiter genug Wissen aufgebaut haben, um nach dem Projekt selbständig mit dem System arbeiten zu können.

10. Change Management

Last but not least geht es darum, die Veränderungen, welche die Einführung des PIM-System mit sich bringt, schrittweise an die Mitarbeiter zu kommunizieren und in den täglichen Betrieb zu übernehmen. Das heisst, die Mitarbeiter müssen darauf vorbereitet werden, dass die Elfenbeintürme verlassen werden müssen und neue Strukturen der Zusammenarbeit etabliert werden. Es ist nicht nur wichtig, dass die Zuständigkeiten, wie unter Punkt 6 erwähnt, geklärt werden, sondern dass auch eine neue Mentalität für die Zusammenarbeit geschaffen
wird.

Um ein PIM-Projekt erfolgreich einführen zu können, müssen unterschiedlichste Abteilungen zusammenarbeiten. Diese Kooperation muss auch nach Ende des Projektes beibehalten werden. Eine Entscheidung für ein PIM-System ist eine strategische Entscheidung, ein erfolgreiches Projekt ist somit nur möglich, wenn die ganze Firma dahintersteht. Es ist wichtig, flache und dynamische Strukturen im Unternehmen einzuführen, damit auch kurzfristig auf Veränderungen reagiert werden kann.

Fazit

Mit der Entscheidung für ein PIM-System entscheidet sich ein Unternehmen gleichzeitig für eine strategische Neuausrichtung. Die Mitarbeiter müssen von Anfang an ins Boot geholt werden, um das Projekt erfolgreich abschliessen zu können. Die Einführung
des PIM-Systems wird viel Arbeit nicht nur im Projekt sondern auch danach mit sich bringen. Anhand der Möglichkeiten, welche sich Ihnen nun bieten, wird sich der Aufwand jedoch lohnen.

Möchten Sie mehr über die Vorteile eines PIM-Systems erfahren? Können wir Sie dabei unterstützen, das richtige System für Ihr Unternehmen auszuwählen? Dann kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch. Gerne beraten wir Sie ganz individuell.

Whitepaper: 10 Tipps für eine erfolgreiche PIM-Auswahl In einem Unternehmen kann die Situation eintreffen, dass zwar klar ist, dass man ein PIM-System benötigt, jedoch nicht welches. Diese 10 Tipps sollen Ihnen dabei helfen, die richtige PIM-Software für Ihr Unternehmen zu finden. 03_10 Tipps für eine erfolgreiche PIM-Auswahl.pdf (1.9MB)

Whitepaper: 10 Tipps für eine erfolgreiche PIM-Auswahl
In einem Unternehmen kann die Situation eintreffen, dass zwar klar ist, dass man ein PIM-System benötigt, jedoch nicht welches. Diese 10 Tipps sollen Ihnen dabei helfen, die richtige PIM-Software für Ihr Unternehmen zu finden.

03_10 Tipps für eine erfolgreiche PIM-Auswahl.pdf (1.9MB)